北京華恒智信人力資源顧問有限公司English
咨詢電話: 400-818-7856 官方微信 電子期刊

掃一掃,關注華恒智信,共同分享專業的人力資源管理方法和工具,與顧問專家面對面!

索芙特:崗職規范如何設計?

發布時間:2016-02-01 , 發布人:華恒智信分析員

對于一個企業來說,若是沒有明確崗位職責的重要性,崗位職責沒有規范,員工權責不清晰,就會出現執行不力、計劃滯后等問題,嚴重影響的企業的運營與發展。本文以索芙特公司的崗位職責規范為例,分析員工管理標準化手冊的設計編寫辦法與職業化管理路徑。
【關鍵詞】冰山模型 崗位規范 職業標準
為更明確地將責、權、利落實到公司每們職員身上,規范工作行為,明確工作責任,制定工作目標,倡導相互競爭,特擬定以下崗職規范及考核標準: 
一、 營銷公司總經理
(一) 工作權限
1、 在集團總裁授權范圍內,對本公司的經營活動、人員調配有決策權的指揮權。
2、 在集團總裁授權范圍內有權與客戶簽訂產品銷售合同。
3、 有權召集本公司職員開會。
(二) 崗位職責
1、 圍繞公司制訂的銷售目標,根據市場上的銷售動態,擬定銷售策略及銷售計劃。
2、 安排、督促、檢查、直轄市、考核本公司職員工作,掌握公司工作進展。
3、 根據公司要求,負責銷售資金回籠,網點覆蓋率的考核。
4、 收集和反饋市場信息,為公司決策提供依據。
5、 協助財務部清理逾期未付貨款。
6、 加強銷售費用管理,嚴格控制銷售過程中的勞動、資金損耗,提高經濟效益。
7、 接洽公司銷售戰線上的一些重要客戶,做好客情工作。
8、 嚴抓各辦事處的賬務管理,及時報賬,及時交賬,及時處理各種賬務問題。
9、 每月按實際銷售情況和網點覆蓋情況以書面形式向集團總裁匯報,同時附上市場拓展建議書。
10、 嚴格遵守公司的各項規章制度、不遲到、不早退,不曠工。
二、 內勤人員
(一) 內勤主管
1、 工作權限
(1) 在經理授權范圍內有權對所有內勤售貨員工作進行督促、檢查。
(2) 在經理授權范圍內有權審核外勤人員的費用。
(3) 在經理授權范圍內接洽一些來訪客戶。
2、 崗位職責
(1) 協助儲運員按發貨要求開具以貨單。
(2) 妥善做好公司下發的各種文件資料存檔工作。
(3) 認真做好來詢、信函、電話、電報、傳真的記錄、回復工作。
(4) 檢查內勤人員各項工作,發現問題及時更正并報告總經理。
(5) 督促內勤人員做好辦公室衛生清潔工作。
(6) 審核分公司(或辦事處)銷售費用。做好銷售科銷售費用月、季、年報表。
(7) 嚴格遵守公司的各項規章制度。
(二) 儲運員
1、 工作權限
(1) 有權拒發手續不全的產品。
(2) 有權拒發殘損、過期等不符合出公司要求的產品。
(3) 有權拒收不符合公司規定的退貨。
2、 崗位職責
(1)按分公司(或辦事處)訂貨計劃做好要車發貨,與運輸部門(單位)銜接好,保證運貨車輛及時到位。
(2) 配合倉庫保管,按內勤主管開具的發貨單發貨。
(3) 及時辦理運輸費用,做好運費月、季、年報表。
(4) 及時接收辦理分公司(或辦事處)合理退貨,做好公司產品退貨及損失月、季、年報表。
(5) 嚴格遵守倉庫原則,嚴禁將火種帶入倉庫。
(6) 嚴格遵守公司的各項規章制度。
(三) 會計
1、 工作權限
(1) 在經理授權范圍內有權審核分公司(或辦事處)銷售價格。
(2) 在經理授權范圍內審核分公司(或辦事處)有關賬務。
2、 崗位職責
(1) 審核分公司(或辦事處)銷售價格及有關賬務,及時如實將情況報告經理,
(2) 按發貨單及時入賬,及時登記辦事處回款,及時與分公司(或辦事處)結算回款,做好分公司(或辦事處)月回款表。
(3) 及時按儲運員辦理好的退貨入庫手續開具紅單入賬。
(4) 做好與分公司(或辦事處)及財務的銜接工作,及時辦理各種賬務。
(5) 做好現營銷公司銷售結算月、季、年報表及賬務辦分析報告,找出問題及時糾正,做到辦事處賬表與內勤相符。
(6) 督促分公司(或辦事處)按計劃要求做好銷售與之核對。
(7) 每月底做一份產品銷售結存報表供經理掌握資金回籠工作進度。
(8) 經常提供有助于改善收各制度,提高經濟效益的合理性建議。
(9) 嚴格遵守公司的各項規章制度。
(四)電腦打字員
1、 工作權限
(1) 有權拒絕打印與工作無關的文件。
(2) 有權拒絕打印再三更改文件。
2、 崗位職責
(1) 愛護電腦,保持電腦清潔,正確掌握開、關機程序,用后將電腦蓋好罩布。
(2) 節約用紙,提高廢紙利用率,減少紙張浪費。
(3) 堅持先來后到的原則,特殊情況(如文件重要、緊急)可優先打印。但須經理同意。
(4) 打印文件夾要細心。盡量減少錯漏且要講究打印時間效率。
(5) 工作態度端正,服務周到,嚴禁無幫拒絕打印要求。
(6) 嚴格遵守公司的各項規章制度。
(五) 搬運員
1、 工作權限
(1) 有權拒絕搬運手續不全的貨物。
(2) 有權拒絕搬運不符合出公司要求的貨物。
(3) 有權拒絕非銷售業務范圍內的搬運要求。
2、 崗位職責
(1) 嚴格遵守倉庫規定,禁止將火種帶入倉庫,講究清潔衛生。
(2) 聽從儲運員及倉庫保管員指揮,將貨物及時按“小心輕放,上輕下重、分類整齊堆放“的原則上下車,協助儲運員、保管清點貨物。
(3) 態度端正,工作積極,愛護產品,嚴禁偷盜行為。
三、 分公司(或辦事處)人員
(一) 分公司經理(或辦事處主任)
1、 工作臺權限
(1) 在經理授權范圍內有權與客戶簽訂產品銷售合同。
(2) 在經理授權范圍骨對分公司(或辦事員處)的全盤經營有決策權和產品調撥權。
(3) 對分公司(或辦事處)人員有管理和監督權。
2、 崗位職責
(1) 根據銷售公司銷售目標分解成的辦事處銷售目標制定分公司(或辦事處)工作計劃及銷售策略。
(2)安排分配分公司(或辦事處)人員工作內容及市場區域范圍,將分公司(或辦事處)銷售目標明確合理地分解成分公司(或辦事處)每位業務員銷售任務。
(3) 嚴格控制分公司(或辦事處)各項銷售費用的開支,加強費用管理,大筆費用開支需經經理批示,以減少不合理開支。
(4) 檢查業務員的鋪貨、陳列、客情工作以及賬務員的賬務工作。
(5) 做好分公司(或辦事處)重要客戶的客情工作,處理好分公司(或辦事處)日常工作業務。
(6) 維護公司復興,根據銷售進度制度銷售計劃,要貨計劃及資金回籠計劃,詳細了解產品庫存結構及時調整以減少退貨及庫存,加速資金回籠。
(7) 做好辦事處促銷活動及訂貨會的計劃,經公司領導同意后認真實施。
(8) 每天填寫工作日報表,對當天工作進行回顧總結,提出工作中和檢查中發現的問題及解決的辦法、建議。
(9) 每月5日前上交月辦事處工作總結報告,提出情況分析報告及資金回籠情況報告(三份報告可三合為一)。
(10) 每月到各往來單位對賬一次,做好常年對賬單,發現問題及時報告經理。
(11) 認真完成自己所負責市場區域的銷售任務及回款任務、分銷任務、分銷目標。
(12) 嚴格遵守公司的各項規章制度。
(二) 業務員
1、 工作權限
(1) 在公司經理(或辦事員主任)授權范圍內與客戶簽訂產品銷售合同。
(2) 在分公司經理(或辦事員主任)授權范圍內有權進行產品調撥。
2、 崗位職責
(1) 每月5日前制定所負責市場區域的銷售計劃、回款計劃。掌握客戶庫存及結構,及時調整和補充貨源,供貨要求品牌全、批量小,勤供快結。
(2) 處理好客戶關系,梆好客情工作,每星期至少到主要客戶拜訪兩次,到次要客戶拜訪一次,加強與客戶聯絡,每天填寫工作日報表,詳細填寫當天工作情況,拜訪客戶情況,銷售及貨款回收情況以及明日的工作安排。
(3) 認真做好柜臺陳列工作,督促市場員按公司貨架管理要進行貨架陳列管理。
(4) 加強管理,及時回收貨款,服從辦事處經理安排。
(5) 每月5日前上交上月所負責市場區域的市場情況分析報告、工作總結報告及資金回籠報告(三份報告合三為一)給分公司經理(或辦事處主任)。
(6) 做好所負責區域市場的促銷計劃、助銷計劃給分公司經理(或辦事處主任)。
(7) 檢查市場價格的執行情況,搜集市場信息。
(8) 完成所負責市場區域的銷售目標及分銷目標。
(9) 工作臺態度端正、主動、積極、有吃苦耐勞的精神
(10)每月到往來單位對收一次,做好常年對賬單,發現問題及時報告分公司經理(或辦事處主任)處理。
(三) 賬務人員
1、 工作權限
(1) 有權拒開低于限階的清單。
(2) 有權拒開不符合稅法的發票。
2、 崗位職責
(1) 根據業務員的要求準確無誤地開具發貨單及稅票,發貨單須注明件數,每開一張調撥單、稅票必須有經辦人簽字方可拿走。
(2) 妥善保管分公司(或辦事處)現金、調撥單、稅票、合同、計劃及其他有關憑證和文件資料。
(3) 公司到貨及給客戶發貨后及時按單據內容準確登記倉庫賬及商家明細賬。
(4) 及時將分公司(或辦事處)現金及轉賬貨款電匯回廠。
(5) 每月到開戶行對賬一次,每星期跟倉庫保管對賬盤點一次,發現問題及時報告分公司經理(或辦事處主任)處理,做到賬賬相符,賬符相符。
(6) 每月3日前上交上月分公司(或辦事處)資金回籠情況、分公司(或辦事處)應收賬款明細賬給分公司經理(或辦事處主任)處理。
(7) 每月5日前上交分公司(或辦事處)上月賬務報表(返利、費用)及銷售報表。
(8) 遵守公司的各項規章制度,按工作要求和標準嚴格實施,服從工作安排。
(四) 倉庫保管
1、 工作權限
(1) 有權拒發手續未全的貨物。
(2) 有權拒絕閑雜人員進入倉庫。
(3) 有權拒絕私人物品占有倉庫。
(4) 有權拒收殘損過期的貨物。
2、 崗位職責
(1) 對入庫商品及時、細心驗收,按實收數簽單入庫,并對入庫后的商品負責,如有短少損失負責賠償。
(2) 依據產品性能進行分類,貫徹先進先出的原則。
(3) 加強產品養護,注意倉庫通風、防潮、保持貨垛整齊、防止蟲蛀、鼠咬、霉爛、變質、減少損耗。
(4) 保持倉庫環境清潔,做到每天一小掃,每周一大掃,地上無垃圾,貨上無灰塵。
(5) 每天對產品進行清點,賬貨相符,如有問題及時報告經理。
(6) 每周報告庫存結構及數量一次。
(7) 產品出庫時當面點清,如錯發,多發造成損失負責賠償。
(8) 嚴格遵守辦事處所規定的作息制度,準時上下班,有病、有事須向經理請假。
(五) 送貨司機
1、 工作權限
(1) 對違反交通規則,不符合載貨規定的有權拒絕行駛。
(2) 有權拒絕非經理批準的用車。
2、 崗位職責
(1) 關心貨物運輸,認真監裝,堆疊穩固,重不壓輕,確保產品完好,如有破損、短少由司機負責賠償。
(2) 遵守交通法規,操作規程,遵守駕駛員規定。
(3) 服從辦事處經理安排。
(4) 貨物送出后有客戶(收貨人)簽章。
(5) 工作誠懇,吃苦耐勞,責任心強。
(六) 市場代表
1、 工作權限
(1) 在分公司經理(或辦事處主任)工作安排下有權對促銷員、業務員進行工作監督。
(2) 在分公司經理(或辦事處主任)授權范圍內有權洽談商場陳列事宜。
2、 崗位職責
(1) 每月5日前反上月商場信息匯總,填寫《零售商場卷尺。美工刀占有率分析表》上交分公司經理(或辦事處主任)。
(2) 嚴格認真檢查市場陳列及鋪貨情況和價格情況,每月5日前上交上月市場情況調查表于分公司經理(或辦事處主任)。
(3) 對市場陳列進行維護、補充,經常保持陳列品完整與清潔,在可能情況下張貼POP廣告。
(4) 簽訂商場陳列協議,信息員協議,較為系統地對客戶進行分類,寫《客戶資料卡》,有關陳列費用及信息員報酬標準須經分公司經理(或辦事處主任)同意。
(5) 每月5日前按照陳列協議、信息員協議內容檢查上月陳列情況及信息表懼,嚴格支付陳列費、信息費。
(6) 每月5日前上交上月工作臺總結,寫出工作心得及提出合理化建議。
(7) 每天的工作要求高質量完成,每天填寫工作日報表。
(8) 對同行業的促銷活動及時準確以書面形式匯報促銷方式、內容、品種、數量、金額及銷售情況,上月幅度及時對策。
(9) 嚴格遵守分公司(或辦事處)的規章制度,工作態度端正,責任心強,吃苦耐勞。
(七) 促銷員
1、 付酬標準
(1) 完成月銷售計劃則發放底薪(基本生活費)。
(2) 按銷售的百分比提成獎金(浮動)。
2、 崗位職責
(1) 每天做好柜臺商品庫存賬。
(2) 探險公司貨架管理標準維護產品陳列。
(3) 主動、熱情、耐心、規范地接待顧客,介紹產呂發及回答顧客疑問,對顧客較重要的疑問及建議用筆記錄下來。
(4) 搜集同類產品銷售信息發及促銷措施并及時發書面或電話形式向分公司經理(或辦事處主任)匯報。
(5) 每天如實填寫銷售記錄表及贈品發放記錄表,嚴格按公司要求保管和發放贈品。
(6) 服從辦事處工作,積極參加分公司9或辦事處)召開的有關會議。嚴格、遵守商場及辦事處的規章制度,按時上下班;著裝整潔大方,提高工作素質和形象。
(7)認真完成分公司(或辦事處)下達的銷售計劃。
(八) 直銷員工作考核細則
1、完成下達基本任務 萬元,匯款方式:現款現貨。
2、必須在規定區域內銷售產品,每天必須有 家進店數(每家進貨要有公司 種發上品種),全月臺票 家進店當選。
3、 每天詳細登記銷售數量,品牌及客戶的名稱、地直和電話。每日填寫《直銷員每日銷售情況登記表》。
4、 所有管轄區域內POP宣傳(彩旗、粘帖等助銷材料)。
5、 直銷員每日上班,須佩帶直銷員證,端正公司形象,服從分公司(或輸處)的管理和安排。
6、 每天按時上班,有事請假,遵守分公司(或辦事處)規章制度。

華 恒 智 信 點 評
索芙特公司對不同部門的員工設定編寫了崗位規范及考核標準,目的在于實現職業化管理,而僅以工作中的權限和崗位職責為主要內容的標準不免太過于片面單薄,效果欠佳。
除此之外,案例中的崗位規范只涉及“職責”和“權限”是遠遠不夠的,根據冰山模型,員工職業化管理可以歸納為三個層次:職業行為,職業技能,職業素養。這三個層面缺一不可,只是對于不同的崗位均有所偏重。
由此,在具體的職務描述與崗位規范設計上,華恒智信認為一個規范的職務說明書應包含:職務基本信息、職務目的、管理權限、工作關系、責任范圍與影響程度、工作業績衡量標準、任職的基本要求和高績效的要求、薪資收入標準與變化的條件與要求。一套完整的職業化手冊也應涵蓋行為規范與形象規范,工作規范、工作程序與標準要求以及勝任標準和相關職業操守。
簡單的設立標準是缺乏保障的,還應在這一體系的基礎上嚴格執行并配套地制定相應的檢查制度,確保執行的準確和持久,例如設立檢查小組、建立激勵制度、完善懲戒制度等。除此之外還需設定例外事項處理程序、授權標準和處理原則等內容,實現職責全覆蓋。從而逐步讓任職者真正了解自己的行為技能與職業化之間的差距,在職崗位的標準,同時也為職業化培訓OJT提供了準確的參考依據。


  • 上一篇:打造企業“職業化”的領導力
  • 下一篇:Facebook是如何把員工管理做到極致的?
  • 时时彩开奖结果